电子邮箱是什么(电子邮箱有哪些作用)

- 编辑:弘毅供应链 -

作者 | 胡书涛

来源 | 供应链计划SCMPlanning

人人都会写电子邮件,可是你真的了解里面的潜规则了吗?

听到这个题目,大多数同行可能会说,这个也要说啊,职场中哪个不会用电子邮件工具呢?的确,在职场中,写邮件就像吃饭和走路,人人都会。

通用的outlook、Foxmail等软件大家都可以熟练使用,不但有公司邮箱,还有私人的QQ邮箱、163邮箱、Gmail邮箱等。

但实际使用效果怎么样,那就要考验大家的水平了。

人人都会写电子邮件,可是你真的了解里面的潜规则了吗?

那么如何才能达成解决事情,愉快沟通的目标呢?

什么情况,适合写邮件:

在实际操作中,通过电子邮件的方式联系并不是什么快捷的方法。因为即便有一封电子邮件来自我们认为是非常重要的发送人,通常也需要0.5~1天时间才会进行回复。考虑到电子邮件属于“即时通讯”领域范畴这一事实,我们通常会对没有得到他人的即时回复而感到愤怒。

因此,现在的问题就在于我们是否应该对人们何时应该通过微信、短信、电话或者电子邮件进行沟通建立一套完整的机制?

由于当前供应链从业者都拥有智能手机,因此我们交流的方式应该不仅仅局限于传统的电子邮件、电话,而是应该扩展到包括微信、短信等多种方式。一般的:

人人都会写电子邮件,可是你真的了解里面的潜规则了吗?

1. 如果你希望在30分钟内得到对方答复的话,你应该打电话。

因为这一方式能够确保对方充分理解了你的意思,知道对方收到这一信息的时间,并清楚的知道自己应该做什么。而且,如果你不希望通过打电话的方式打扰对方目前正在进行的工作的话,想必对方也会认为你的事情并不紧急。

2. 如果你希望在2小时内得到对方答复的话,你应该打发微信或者手机短信。

这将给与对方充分的时间去思考你所希望得到的答案,并在准备好之后给你答复。

3. 如果你希望在数天内得到对方答复的话,你才可以发电子邮件。

大多数职场人士,都认为自己永远有处理不完的电子邮件,电子邮件或许并不是现代职场人士快速得到对方答复的正确交流方式,特别是在新经济领域。

人人都会写电子邮件,可是你真的了解里面的潜规则了吗?

那什么场合下才适合写邮件呢?

根据目的,我大体分类如下:

  • 需要留下“痕迹”:以备未来打官司使用,不但在公司内部,即使在法庭上,电子邮件也可以作为有效证据使用;
  • 发布结论、纪要:一个事项,经过各部门多方讨论,已经达成共识、形成结论,通过邮件发布一下是一个有效的做法;
  • 同时与多人简单的沟通(通知、转发信息)、不方便安排会议的情况下,发邮件也是不错的做法;
  • 正式沟通前的信息告知、提醒对方准备;
  • 布置任务,有逻辑的将任务说明交代清楚,是任务及时完成的前提,通过邮件方式布置任务是个不错的选择;
  • 答复对方邮件。
人人都会写电子邮件,可是你真的了解里面的潜规则了吗?

以上是适合写邮件的场景,那什么情况下,慎写邮件呢?我给大家总结如下:

  • 双方就某事有较为激烈的情绪时:这个环境下,如发出邮件,字字都是枝枝利箭,一不小心就会给双方留下永久伤痕;
  • 沟通敏感话题、涉及保密内容:最好的保密措施是自己不说出来,这句话在此尤为有效,敏感、机密的话题,如发出邮件,特别是未加密的邮件,一不小心被转发出去,后果不堪设想。各类层出不穷的“邮件门”就是这样发生的;
  • 话题复杂,需要多方深入解释或反复讨论:这种情况下,一定要召集会议讨论,通过邮件这种简单的线性沟通,往往会把原本已经复杂的话题更加复杂化,不利于事情的解决;
  • 需要对方立刻反馈的紧急事项:上面已经提及,邮件往往需要半天到数天才能有效回复,紧急的事情因此而耽误,事后相互抱怨,得不偿失!

邮件的接收人选择

  • 主送人,就是TO:主送的人一般都是你的邮件需要他处理的人员,无论是需要他做事,还是需要他知悉;
  • 抄送人,也就是CC:抄送的人一般是对此事有影响的人,或者你希望他了解此事进度的人,抄送的人数需要控制,在日常工作经验中,不是发送、抄送的人越多越合适和重要,精准性非常重要;
  • 密送:密送人类似抄送人,不同的是不希望别人知悉你将此事发给了此人。这种做法有点偷偷摸摸的感觉,一般情况下建议慎用。

邮件的内容

  • 你需要对方做什么?1/2/3/……明确列出来,这一点非常重要,你需要收件人做什么如果都没有说清楚,邮件的效果肯定不好;
  • 你为什么要写这封邮件?完整的背景介绍清楚,重点说与收件人的关系、对方为什么要做此事,以及如果不做此事对他的影响是什么;
  • 表达准确、简练,勿模棱两可
  • 礼貌得体、尽量客观的论述性文字避免主观个人情感,少用感叹号、问号。发出去的邮件泼出去的水,即使有“撤回”功能,是否允许你撤回主动权也在对方手中。另外,“撤回”功能慎用,因为会给人做事不慎重、毛手毛脚的印象;
  • 尽量不要一个邮件涉及多个主题,一事一议;
  • 能分段尽量分段;能列小标题尽量列小标题,便于逻辑清晰的表达自己的观点;
  • 附件&正文;附件在正文中需注明,对附件扼要说明,并且,附件不宜太大;
  • 尽量不要花里胡哨,重要内容可以突出、提示,但全文尽量不超过3处;
  • 能使用表格,就不要文字
  • 历史来往邮件内容尽量留在下面,便于别人厘清沟通过程和关系。这点也很重要,保留真实过程的情况下,哪些该留下,哪些不该出现,往往体现的是你强大的谋划能力。
  • 标题准确:切勿标题空白或文不对题
  • 称呼、签名、落款:尽量做到礼貌、谦虚

一封好的邮件发出去,不仅体现的是你的文字功底,更重要的是表达了你对此事的理解深度、态度,一个经验丰富的经理人,通过一封邮件,往往就可以知悉发件人的工作能力、职业精神等。

人人都会写电子邮件,可是你真的了解里面的潜规则了吗?

越来越多的经理人,工作中已经离不开电子邮件。不过,离不开的,还有越来越多的苦恼。每个职业经理人,每天不得不花上1-2个小时,处理电子邮箱里的数百封邮件。遭受电子邮件“肆虐”的经理人,怎样有效地管理数不清的电子邮件呢?

比尔·盖茨等经理人的做法值得借鉴。他们的秘诀是:第一、采用邮件过滤机制;第二、削减电子邮件总数目;第三、先回应,后回复的两步策略。

人人都会写电子邮件,可是你真的了解里面的潜规则了吗?

采用邮件过滤机制

微软公司的比尔·盖茨采用了邮件过滤机制,确保对重要信件的及时回复。

他说:“通过邮件过滤机制,我接收的电邮全部来自于曾经同我有通信联系或者我认识的人,例如微软、英特尔、惠普及其它合作伙伴公司的人员。我们所面临的挑战是要确保将时间用于最重要的电子邮件。”

削减电子邮件总数目

拒绝消耗大部分时间的普通邮件。某跨国公司总裁要求下属减少“抄送”或“仅供参考”的邮件,仅这一项,就使他收件箱减少了50%的邮件数目。

利用全职助理。摩根的高管斯科特·贝克斯德要求她的助手,对自己的邮件进行初步处理,而重要的邮件留待自己处理。

而某一销售经理的做法是,在自己拜访客户或者参加展会等外部活动,不能正常收发邮件的时候,告诉秘书帮助他初步处理一些邮件。比较紧急需要回复的邮件,秘书会电话告之,由他口述后回复。

经理人要注意的是,必须告诉助理或者秘书哪些是至关紧要的信息。

先回应,后答复

某美国公司的女性高管每天要处理200封邮件,她总结处理邮件的有效方式是两步走:先回应,后回复。比如,她常常采用的回应语“信已收到,已读过,下周细读过后回信”;此后,她会选择在承诺的时间范围内,利用早晨醒来、坐车、坐飞机的空闲时间来高效地回复邮件。

这一做法的优点是,可以给对方及时地回应,也可以给自己留下时间来回复邮件,合乎情理地解决了对方的期望。

人人都会写电子邮件,可是你真的了解里面的潜规则了吗?

最后,再次强调一下,我们在管理电子邮件时,要注意避免三个陷阱。

一是电邮不能代替面对面沟通。

二是电子邮件的沟通无法解决充满争议和复杂的问题。

三是如果口头沟通更有效率,请不要使用电子邮件沟通,因为,一个三分钟的电话足以包含七八封电子邮件所涵盖的信息量。

 

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