电子邮件格式怎么写(电子邮件格式写法介绍)

- 编辑:英文学习笔记 -

对于多数的英语学习者来说,用英文写作的最大需求可能无外乎发短信、写作业和电子邮件。今天和大家分享一下如何写电子邮件,希望对你能有所帮助。

1. 基本套路

一封邮件基本上可以分为三部分:

  • 为啥?为啥写这封信,用简短的文字说明来意;

  • 做啥?你要做什么或者想要对方做什么,稍微详细地说明来龙去脉;

  • 结语,提醒对方回复时间或者进一步的行动。

1)开门见山

“为啥”这一部分要开门见山,一定不要刚开始就讲故事。

在美国读书的时候刚考完试,室友觉得自己可能没考好,想和老师求个情通融一下。她的套路是一开始就夸自己多么喜欢这个专业这门课,老师讲地多好,但是自己由于语言和专业知识的障碍,尽管自己很努力但是还觉得有些吃力…...

结果老师给了她回了句:你想让我做些什么?

想要避免这种尴尬,我们要注意写英文电子邮件的套路:先表明身份,然后直接说明来意,这时候最常用到的表达是 I'm writing to...

比如 Justin 老师在研究雅思真题时,给雅思官方写了封信,第一段这样写:

Dear Sir/Madam,


I am an IELTS test researcher, and I have a few questions regarding examination papers in Cambridge IELTS 5. If this is not the correct email, could you please kindly inform me of the right one? Thank you in advance.

正文40个字说了三件事:我是谁,为什么给你写信,如果我找错人了你能不能告诉我该找谁。

同时我们也顺便学习如何写称呼语。Justin 的邮件中,由于不不知道收件人是谁,于是用了 Dear Sir/Madam(也可以用 Dear Sir or Madam),也可以用 To Whom It May Concern。如果知道收件人是谁,在不是特别正式的邮件中,我们一般可以说 Hi/Hello+姓名,简单直接;如果场合比较正式,为表对方尊重一般用 Dear+姓名。

如何写好一封电子邮件

推荐阅读 https://www.grammarly.com/blog/how-to-start-an-email/

Don't bury the lead,不要卖关子。写邮件,一定要有预判的意识,自己想得周到点,交流起来会悦己悦人。在写书信的时候,我们的主要目的是让对方理解我们的意思并予以回应,没有必要过分推敲用词把邮件写得像散文诗,要敢于使用简单句。可以追求句式变化,但不要炫技用晦涩的词。

最近有位同事收到了哈佛的录取通知书,她发到了朋友圈,上面第一段这样写:

Congratulations on your admission to Harvard Kennedy School! We hope you will accept our offer to become part of the HKS community and to pursue the challenges and benefits of our graduate programs.

33 个字表明了“恭喜你被录取了,我们写信是想问问你来不来”。简单清楚,痛快!

2)说明诉求

在第一部分中我们已经说明了来意,接下来我们可以把要沟通的问题说的更具体,清楚地告知对方你想做什么。例如 Justin 给雅思官方的邮件中,第二段这样写:

My main question is whether all the answers provided in the Answer Key section at the end of the book are absolute. Here are a few examples.

写邮件不需要讲究什么文采,能让对方快速了解到你的需求即可,不需要过多讲究用词和句式变化。

想清楚了自己诉求是什么,但是不知道如何用英文清楚的表达的话,可以通过 Google 搜索一下如何描述自己的诉求。绝大多数情况下,你遇到的问题别人也遇到过的,比如想要退货、预约、申请这样的话题,网上有许多范文,我们按需修改一下即可使用。

3)强调提醒

结语部分一般是“提醒对方”下一步的行动,一般会用到 I look forward to... If you have any questions/concerns, please... 等套话。如果有更具体地要求的话,例如请在三天内回复我,那就在这里提醒收件人一下。

敬语部分,正式邮件一般可以写 Best regards,Sincerely,或者 Thank you / thanks 也可以;较私人的信件可以更随意一些,比如 Best wishes,Cheers。如果正逢节日季,也可以写一句 Happy Holidays。

如何写好一封电子邮件

Grammarly 上总结了 12 个常见的sign-offs,原文请读 https://www.grammarly.com/blog/email-writing-tips/

2. 现学现卖

上面和大家提到的是一般套路,重点内容其实就是6个字:说重点、别啰嗦。

除此之外,我们还要注意对写作语气的把握。给朋友写邮件和给老师写,语言和格式上会有不同,朋友之间就随意了很多,而对老师要表现出足够的尊重。如何对不同的人说不同的话呢?

我们可以找一些“模版”来套用。Google 一下就有好多,很多大学也都会给出写作指南,都很靠谱。自己动手整理一下,掌握一些常见的套路,通过长期积累,增加表达的多样性。

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再次强烈安利普渡大学的 Online Writing Lab,里面有大量的书信写作指南:

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【彩蛋时刻】

11 月的社群会员训练营中,我们讲到了邮件写作的原则和方法。有兴趣的朋友可以点击阅读原文,从会员复盘文章中学学如何写好一封电子邮件。

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