分享几款专业级的任务管理工具

视觉中国

常看我文章的朋友,也许还会记得,我曾经提到过:我会不断去探索各种新的工具,对比它们的优劣点,尝试组合、搭配它们的功能,来满足自己的需求。最终,再留下一两款最顺手的。

比如,任务管理方面,我测试过三十多款工具,最终留下的就是滴答清单。

包括我自己归纳总结的 AFD 时间管理法,也是基于滴答清单(以及相似的 Todo List 工具)开发出来的。

但这并不意味着其他工具就不好 —— 实际上,滴答清单在这个领域里面,并不是功能最强大的,也并不是最方便、简洁的,只是它恰好在各个维度,都达到了一种「还不错」的平衡感。

轻便,简洁,灵活,没有短板,这就是我用它的理由。

这阵时间,也不断有读者在后台问:针对我的情况,能否推荐一些更有针对性的工具,来帮助我管理好生活和工作?

所以,今天不谈太复杂的内容,也没有什么干货,纯粹跟大家聊一聊:那些我测评过、觉得还不错的任务管理工具。

希望能帮助你,找到最适合自己的情景和方式,来更好地管理自己的生活。

1. MyLifeOrganized

分享几款专业级的任务管理工具

对这款工具,我蛮有感情。因为,这是我三四年前,还在上班时,主力使用的工具。

那阵子,手头上常常有好几个项目,有的进度跨越好几个月,千头万绪,需要各种跟进和盯紧,滴答清单就有些不够用了。

于是,就换用了这款工具,MLO。

可以说,它是 Windows 平台上,功能最强大的管理工具,也是完全按照 GTD 的理念设计的工具。

用 Mac 的朋友,对 OmniFocus 可能不会陌生 —— MLO 就是对标 OF,功能上非常相似,只不过是两个不同的系统平台。

话不多说:MLO(以及OF)最强大的地方,在于完全100%灵活的情景过滤箱设置。

什么意思呢?

简单来说:在 MLO 中,我可以给每一项任务,设置紧急性、重要性、情景、标签、负责人、星标、完成程度……等诸多参数,然后,再用一个函数功能,把符合要求的所有项目列出来,呈现在我面前。

举个例子:

我手头上有三个项目(Project),每个项目都有十来项工作,有的进展到阶段1,有的进展到阶段2、阶段3……我每天上班时,需要知道:有哪些工作还处于阶段1,需要我去跟进和催促,该怎么办呢?

我新建一个视图面板,用函数功能,要求罗列出「三个项目下所有处于阶段1的工作」,保存,就行了。

这样,以后每次到公司,直接点击这个面板,我就能看到所有处于阶段1的工作,可以立刻有条不紊地去把控。

这就是一种「过滤」用法。这个面板就是「过滤箱」。

类似的用法还有非常多,只要你能想到,基本都可以实现。

比如:为「电脑」「手机」「外出」等情景设置过滤箱。这样,当你在通勤路上时,打开对应的「手机」过滤箱,就可以看到适合在「手机」情境下处理的事情。

当你拜访客户时,打开「外出」过滤箱,就能够看到需要一并在外面处理的事情。

诸如此类。

当然,这个功能,现在滴答清单也有了,只是还没有 MLO 这么智能和全面。

话说回来,MLO 也有很明显的缺点。

1)价格高昂。

MLO是按年收费。每年的授权费是200多块人民币,而且,网络同步功能需要另外付费,否则就只能在一台电脑上使用。

另外,每次 MLO 更新大版本,都需要重新付费购买,当然有一定的折扣。

最近刚好更新到了 5.0,官网的政策是2017年1月后购买的用户,可以免费升级,其他用户需要付费。中国地区有优惠。

2)网络连接有问题。

由于众所周知的原因,MLO 的网络同步并不通畅,必须时刻挂着代理,这又是一笔费用和麻烦。

3)移动端体验一般。

这是绝大多数 GTD 工具的通病:移动端操作非常繁琐,不近人情。MLO 也不例外。这也是令我最终放弃它的最大原因。

适合:主力用电脑工作,事务繁多的管理人员。

2. Nozbe

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很少有工具,能令我刚上手时,就直观地感受到「这是一个专业团队做出来的」 —— 但 Nozbe 做到了。

测试这款工具的时候,各种熨帖的设计、细节、功能,不断令我感觉到:作者一定也是一个,对时间管理和任务管理颇有心得的专家,因为他的设计太「跟手」了。

举个最简单的例子:

绝大多数任务管理工具的视图面板,都严格按照时间来设置:今天,明天,以后(someday)等等 —— 这其实不怎么科学。

比如:我现在手上有个重要的任务,下周一要交,但是它特别重要,那么,我应该为它分配到哪一天呢?

今天?下周一?还是今天到下周一之间的每一天?

传统的工具很难处理这种问题,但 Nozbe 做得很好:它的默认视图是「优先」(也就是星标):任何任务,不管它隶属于哪个项目、哪一天,只要你觉得它是重要的,需要处理,点一下星标,它就会在这里出现。

然后,只需打开 Nozbe,在默认的视图里,你就会看到所有这些你标了「优先」的任务,可以完全专注去处理它们。

这是一种非常适合聚焦的做法。手头上有许多重要任务的人,一定会理解这个痛点。

不止如此,Nozbe 也提供了项目、团队的设置 —— 你完全可以用它兼任一部分的项目管理工作。这对于小团队来说,尤其高效。

另一个很赞的点,在于:Nozbe 是基于网页的,无论你用电脑访问,还是用手机,本质上都是访问同一个东西,只是做了适配。这就很适合多平台。

这里要吐槽一点:

很多工具标榜自己是「高效任务管理」,但只提供移动端APP,连网页端都没有 —— 这算什么高效任务管理呢?有多少人会用手机完成100%的生产力工作?还是说工作时,电脑边同步放一个手机,做完一项,再到手机上勾掉一项?

至少,在手机能取代电脑之前,不能跨平台的工具(尤其是只有APP的工具),基本都是玩具。

当然,Nozbe 的缺点也是一样的:价格昂贵,以及连接上稍微不是那么流畅。

它最便宜的模式是每月48元,比起 MLO 还要贵一些。

适合:自由职业者,个人小型工作室。

3. ToodleDo

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这是一款很有意思的工具。

它想做一个很有野心的事情:集成了五合一的功能,完全成为你生活的管家。

哪五合一呢?任务管理,笔记,大纲,清单,习惯和目标管理。

这就使得「一站式」工作管理成为可能。试想:

工作时,打开 TodoList,处理任务。

一边做着,一边把任务过程中的要点、Tips,记录到笔记栏里面。

突然,需要草拟一个方案(或报告),打开大纲栏,直接写起来。

写完报告,需要收集一些素材,打开清单栏,新建一个项目,把收集到的资料一条条记录上去。

最后,下班回到家了,打开目标管理,发现今天还有100页书没看,赶紧行动起来。

……

这就是一个典型的使用场景。也是 ToodleDo 希望帮助你做到的事情。

不得不说,ToodleDo 的功能是非常强大的:

时间管理方面,各种参数、设置、文件夹,该有的基本都有;

笔记系统,用起来很顺手,搜索功能也很强;

清单系统,自定义非常灵活,可以设置星级、打分等各种格式的单元格,还支撑筛选和搜索功能……

但是,用起来,总会有一种样样俱全,但每一样都缺了点东西的感觉。

记录灵感和备忘录吧,它没法贴图;

收集素材吧,操作又太繁琐,不够自然;

大纲功能是不错,可又没办法跟笔记和清单联动;

……

所以,用了一阵子,最终还是弃掉了。

当然,它的优点也很明显:完全免费;全网页访问;连接速度还可以……

适合:喜欢一站式平台、大而全功能的人。

4. Notion

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我不止一次推荐过这款工具。这绝对是我这几年以来,见过的,最具震撼力和突破性的软件。

它已经不是单纯的笔记工具或时间管理工具了 —— 你很难用一个标签去定义它,因为它的模式非常新颖。

简单来说,它的思路是这样的:事先定义了各种「部件」,比如单选框、标题、子标题、注释、链接、文件、引用……

这些不同的内容格式,在 Notion 看来,就是一个个「部件」。你可以用它们来承载相对应的内容

然后,再通过把不同的部件进行组合,像搭积木一样,搭建出自己的一整个页面和系统。

想做一个读书笔记模板?想收集影评和打分?想记录自己的愿望和财务储蓄?想管理好时间、任务和团队协作?统统没问题。

基本上,只要你想到的东西,都可以用这些积木「堆」起来,让它成为你专属的模板。

比起 Excel,它的自定义更灵活,多媒体功能更强 —— 你可以把不同部件,拼接成更大的部件,再拼接成更大一级的部件、页面模板……在不同的场合应用。并且,附加链接和附件,都不是问题。

可以说,在灵活性和自定义方面,它几乎做到了极致。

因此,它刚出来的时候,我就感觉,这个模式将会大放异彩。

不过,缺点也很明显:它对新人不太友好,不适合喜欢简洁、轻便的用户。你必须先去折腾它,打造出自己的一套模式,用起来才会更高效。

另外,稍稍有点略显臃肿了。国内的连接也不方便,需要挂代理。

适合:喜欢鼓捣新事物,需要高度灵活性的用户。

5. 其他

最后,再推荐几款体验还不错的工具,作为补充吧。

Todoist:整体非常接近滴答清单,轻便简洁,颜值高。操作非常便捷,树形视图很赞,但UI的信息密度有些低。

Remember The Milk:非常老牌的工具,跟滴答清单、Todoist是一类的,操作上只有细节的区别。可以试试。

Trello:高度自定义的协作工具,更适合用来做团队沟通协作,个人用也未尝不可,但不是特别方便。

印象笔记:这是我的主力知识库。用来做时间管理也可以,但任务一多起来,就不是很方便了。

最后,如果你是纯苹果用户,轻便的选择也可以考虑用 Bear,重度的方案则用OmniFocus。

当然,工具始终只是工具,关于如何应用的方法论、技巧,后面也会继续分享。

希望能给你一些启发。: )

 

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